وقتی همه‌چیز به شما وابسته است، یعنی سیستم ندارید. اگر چند روز نباشید، کارها می‌خوابد. اگر نباشید، تصمیم‌ها عقب می‌افتد. اگر نباشید، تیم سردرگم می‌شود. این‌ها نشانه‌ی «مدیر بودن» نیست؛ نشانه‌ی نبود سیستم‌سازی کسب‌وکار است.
در بسیاری از پروژه‌های مشاوره‌ای که داشتم، مسئله مدیران کم‌کاری یا بی‌تعهدی تیم نبود؛ مسئله این بود که همه‌چیز در ذهن مدیر بود و هیچ‌چیز روی کاغذ، فرآیند یا سیستم ننشسته بود.
سیستم‌سازی کسب‌وکار یعنی چه؟
سیستم‌سازی یعنی:
- کارها وابسته به آدم‌ها نباشد
- تصمیم‌ها شخصی و لحظه‌ای نباشد
- کیفیت خروجی قابل پیش‌بینی باشد
سیستم‌سازی یعنی اگر یک فروشنده عوض شد، فروش نخوابد. اگر یک کارشناس رفت، دانش با او نرود. اگر مدیر چند روز در دسترس نبود، سازمان فلج نشود.
به زبان ساده‌تر
سیستم‌سازی یعنی کسب‌وکار «قابل اداره» شود، نه فقط «قابل تحمل»
مرحله اول: شفاف‌سازی کارها (قبل از هر ابزار و نرم‌افزار)
اولین اشتباه مدیران این است که سراغ نرم‌افزار می‌روند، در حالی که هنوز نمی‌دانند:
- چه کاری دقیقاً باید انجام شود؟
- خروجی درست آن کار چیست؟
- مسئولش کیست؟
در یکی از شرکت‌ها، مدیر می‌گفت «پیگیری مشتریان افتضاح است». وقتی بررسی کردیم، مشخص شد هیچ تعریف مشترکی از «پیگیری» وجود ندارد. یکی تماس را پیگیری می‌دانست، یکی پیام واتساپ، یکی یادآوری ذهنی!
تا وقتی کارها شفاف تعریف نشوند، سیستم‌سازی فقط یک اسم قشنگ است.
توصیه می‌شود در وهله اول لیستی از تمام فرایندهای کاری را تهیه کنید و بررسی کنید که هر فرایند چه کارهایی را انجام می‌دهد و آنگاه برای هر کدام از این امور تعریف مشخصی تهیه کنید که می‌تواند در قالب دستورالعمل تدوین شود.
لورم ایپسوم متن ساختگی با تولید سادگی نامفهوم از صنعت چاپ و با استفاده از طراحان گرافیک است چاپگرها و متون بلکه روزنامه و مجله در ستون و سطرآنچنان که لازم است و برای شرایط فعلی تکنولوژی مورد نیاز و کاربردهای متنوع با هدف بهبود ابزارهای کاربردی می باشد
لورم ایپسوم متن ساختگی با تولید سادگی نامفهوم از صنعت چاپ و با استفاده از طراحان گرافیک است چاپگرها و متون بلکه روزنامه و مجله در ستون و سطرآنچنان که لازم است و برای شرایط فعلی تکنولوژی مورد نیاز و کاربردهای متنوع با هدف بهبود ابزارهای کاربردی می باشد